WiEReG-Compliance-Package erleichtert KYC-Prozesse

Geldwäscheverpflichtete wie etwa Banken oder Steuerberater können dann direkt in diese Dokumente Einsicht nehmen und so mit weniger Aufwand ihren Pflichten zur Geldwäscheprävention nachkommen. Dadurch werden laufende Anfragen zwischen den einzelnen Unternehmen sowie das hin-und-her-Senden von Dokumenten vermieden und KYC-Prozesse entscheidend vereinfacht.

Das Problem

Rechtsträger müssen ihm Rahmen von KYC-Checks für ihre Geschäftspartner (vor allem Banken) oft mehrmals im Jahr dieselben KYC-Dokumente (Handelsregisterauszüge, Organigramme, uvm) zur Verfügung stellen. Insbesondere Dokumente ausländischer Obergesellschaften sind nach Ansicht der FMA nur sechs Wochen gültig. Diese müssen daher, auch wenn sich nichts geändert hat, immer wieder neu angefordert und den (künftigen) Geschäftspartnern übermittelt werden. Im Konzern müssen relevante Unterlagen darüber hinaus für jede einzelne (Tochter-)Gesellschaft zusammengestellt und aufbewahrt werden. Dies bedeutet einen beachtlichen bürokratischen Aufwand, der oftmals die Compliance-Abteilung blockiert und Finanzierungsprozesse verzögern kann.

Die Lösung

Das mit 10. November neu eingeführte “Compliance-Package” soll hierbei Abhilfe schaffen. Parteienvertreter wie Anwälte oder Steuerberater können für Unternehmen dieses Compliance-Package an das Register der wirtschaftlichen Eigentümer übermitteln. Dieses soll dabei aus jenen Dokumenten bestehen, die notwendig sind, um die wirtschaftlichen Eigentümer eines Rechtsträgers festzustellen. Banken und andere Verpflichtete können die Dokumente direkt aus dem Register abrufen und ihren Pflichten zur Geldwäscheprävention nachkommen. Dies hat den Vorteil, dass sich das Unternehmen ein ständiges Zusammenstellen und Übermitteln der immer gleichen Dokumente erspart. Das Hochladen eines Compliance-Package ist noch mit weiteren rechtlichen Vorteilen verbunden.

Die weiteren Vorteile des Compliance-Packages

• Ausländische Dokumente, die im Compliance-Package hochgeladen wurden, sind wie das Package selbst ein ganzes Jahr gültig. Diese müssen daher nicht wie bisher alle sechs Wochen von ausländischen Obergesellschaften neu angefragt und erneuert werden.
• Für das Hochladen und Zurverfügungstellen eines Compliance Package fallen für das Unternehmen keine Gebühren an. Die Abfragen sind zwar kostenpflichtig, es bestehen jedoch günstige Pauschaltarife.
• Alle Tochtergesellschaften können auf das Compliance-Package der obersten inländischen Holding-Gesellschaft verweisen. Dadurch ersparen sie sich Anfragen bei den Konzernobergesellschaften sowie das gesonderte Aufbewahren der entsprechenden Unterlagen.
• Rechtsträger können das Compliance Package entweder öffentlich machen, oder die Einsicht auf bestimmte Geschäftspartner einschränken. Sonstige Beteiligte müssen in diesem Fall einen automatisierten Antrag über das Register stellen. Die Freigabe kann vom Rechtsträger selbst oder dem Anwalt/Steuerberater erfolgen.
• Sensible Dokumente müssen nicht an das Register übermittelt werden. Hier besteht die Möglichkeit, dass ein anwaltlicher Aktenvermerk über die relevanten Inhalte erstellt und hochgeladen wird. Dies ist vor allem in Verbindung mit sensiblen Treuhand- oder Syndikatsvereinbarungen zu empfehlen.

Haben Sie Fragen zu Compliance-Package oder WiEReG? Die BT Compliance Experten beraten Sie gerne.